İlk olarak şirketin kendi arşivlerinde uygulanan sistemin, belediye iştiraklerinin ardından kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerde de yaygınlaştırılması hedefleniyor.
Kamu kurumları ile büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne çözüm sunmak amacıyla geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından kullanıma alındı. Sistem, fiziksel arşivlerde karşılaşılan belge kaybı riski, depolama alanı ihtiyacı ve evraklara erişimde yaşanan zorlukları ortadan kaldırmayı amaçlıyor. Dijital ortama taşınan arşivler sayesinde iş süreçlerinin daha hızlı ve verimli yürütülmesi hedefleniyor.
İlk uygulama şirket arşivlerinde gerçekleştirildi
Proje kapsamında ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin fiziksel arşivleri dijital ortama aktarıldı. Geçmiş yıllara ait binlerce sayfa belge taranarak elektronik sisteme yüklendi, indeksleme işlemleri tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgelere saniyeler içinde ulaşabilecekleri bir altyapı oluşturuldu.
Dijitalleştirme çalışmasıyla birlikte fiziksel belgelerin zamanla yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltıldı. Aynı zamanda belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanması sayesinde iş gücü ve zamandan tasarruf sağlandı.
Kağıt tüketimi ve baskı maliyetleri azalacak
Sistem, evrakların fotokopiyle çoğaltılarak farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kağıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sunulması amaçlanıyor.
Bu yönüyle Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca kurumsal işleyişi hızlandırmakla kalmıyor, çevresel sürdürülebilirliğe de destek veriyor.
Belediye iştiraklerinde yaygınlaştırılıyor
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen sistem, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde kullanılmaya başlandı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de uygulamanın hayata geçirilmesi planlanıyor.
Böylece belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi hedeflenirken, ilerleyen dönemde belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden faydalanması amaçlanıyor.
OCR teknolojisiyle hızlı erişim sağlanıyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca belge tarama hizmeti sunmakla sınırlı kalmıyor. Sistemde kullanılan OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor.
Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden arama yaparak istedikleri evraka kısa sürede ulaşabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde ise fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Ayrıca sistemin mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirildiği belirtiliyor.
On binlerce sayfa kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranlarıyla toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Bu sayede on binlerce sayfalık fiziksel arşiv kısa süre içerisinde dijital ortama aktarılabiliyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümün hız kazanmasını, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısının oluşturulmasını hedefliyor.
